A GESTÃO DA PRODUÇÃO INFORMACIONAL: o formato PDF e a comunicação via email

Résumé

Neste artigo analisam-se dois casos práticos de produção informacional considerados prioritários no contexto da estruturação do repositório digital confiável de uma instituição da administração pública portuguesa. Um estudo que se insere na área científica da Ciência da Informação, mais concretamente no campo da Gestão da Informação (GI), assumindo-se a função de preservação da informação como sua variável.Aborda-se, por um lado, a adoção da estratégia de preservação de normalização de formatos a ingerir no repositório – através do formato PDF/A –, um trabalho que tem vindo a ser realizado na instituição nos últimos anos, e por outro lado, as tarefas e especificações a desenvolver no âmbito da gestão e preservação da produção informacional comunicada via email. Caracteriza-se o formato PDF, as suas variantes e contextos de aplicação, assim como se define e descreve o funcionamento do email e o seu ciclo de vida, salientando a importância que lhe deverá ser atribuída na GI. Uma abordagem que envolve o desenvolvimento de políticas de gestão de informação e o foco na gestão integrada da informação em todo o seu ciclo de vida, assumindo a sua preservação numa perspetiva de acesso e uso continuado, só possível se for efetivamente integrada nos processos de gestão do sistema de informação organizacional, desde a fase de produção, receção ou captura.Apresentam-se diferentes perspetivas, casos de boas práticas, bem como exemplos de orientações e ferramentas disponíveis.

Palavras-chave: Ciência da Informação; Gestão da Informação; Preservação da Informação; Gestão de correio eletrónico